Gestão Crioula - O erro que faz CTG trabalhar o ano todo e terminar no prejuízo

Com o chimarrão na mão. Vamos falar de um assunto que muita gente prefere evitar.

A boia foi de fundamento. O salão lotou. A invernada se apresentou, o pessoal dançou até tarde, todo mundo saiu falando bem. O Patrão dormiu feliz.

Aí chegou a segunda-feira. O tesoureiro sentou com as notas fiscais, o caderno de controle e a planilha — ou o bloco de anotações, dependendo do CTG. E ali, na frieza dos números, apareceu a realidade: o evento deu prejuízo. Ou, na melhor das hipóteses, sobrou tão pouco que não valeu o trabalho de um mês inteiro de organização.

Isso acontece em CTGs de todos os tamanhos. E quase sempre pelo mesmo motivo. O erro mais comum: precificar por sentimento, por achismo, pelo sempre foi assim.

Quando chega a hora de definir o valor do ingresso ou da mesa de jantar, a conversa na diretoria costuma ser mais ou menos assim:

"Quanto a gente cobra?"

"O CTG tal cobrou 80 reais no ano passado..."

"Então vamos cobrar 90, pra parecer que melhorou."

"Mas se cobrar muito caro, o pessoal não vem."

"Então 80 mesmo."

Decisão tomada. Sem saber o custo real do evento. Sem saber quantas pessoas precisam comparecer pra cobrir as despesas. Sem saber qual é o ponto de equilíbrio. É precificação por sentimento — e ela é a principal razão pela qual CTGs trabalham meses e terminam no vermelho.

O que a maioria dos CTGs não calcula

Quando a diretoria pensa nos custos de um evento, normalmente lembra dos itens mais visíveis: o churrasco, a bebida, a música. Mas existe uma lista de custos que frequentemente fica de fora da conta. Custos diretos que todo mundo lembra: Alimentos e bebidas, Banda ou DJ, Decoração

Custos diretos que frequentemente esquecem: Gás e carvão, Descartáveis e guardanapos, Segurança (porteiro, vigilante), Impressão de ingressos e banners, Transporte de materiais, Taxa do sistema de cobrança (Pix tem custo? Depende da conta).

Custos indiretos que quase nunca entram na conta: Energia elétrica do evento, Desgaste de equipamentos (fogão, freezer, caixas de som), Horas de trabalho dos voluntários que saíram do bolso próprio pra comprar algo, Limpeza pós-evento, Eventual manutenção de algo que quebrou durante o evento e o maior esquecido de todos: A parcela do aluguel ou IPTU do mês — o espaço tem custo fixo que precisa ser coberto.

Quando tu somas tudo isso, o custo real do evento é quase sempre 30% a 40% maior do que o número que aparecia na cabeça da diretoria na hora de definir o preço.

Ponto de equilíbrio: é o número que todo Patrão precisa saber e é simples: é a quantidade mínima de ingressos que precisa ser vendida para que o evento não dê prejuízo.

A fórmula é direta: Ponto de equilíbrio = Custo total do evento ÷ Valor do ingresso

Exemplo prático: Custo total real do jantar: R$ 8.000. Valor do ingresso: R$ 80. Ponto de equilíbrio: 100 pessoas

Isso significa que as primeiras 100 entradas vendidas só pagam as contas. A partir da 101ª pessoa é que começa a sobrar dinheiro pro CTG. Se o salão comporta 150 pessoas e tu vendeste 110 — parabéns, o evento foi bem. Mas se vendeste 85, o CTG saiu no prejuízo mesmo com o salão "cheio".

Saber esse número antes do evento muda completamente a tomada de decisão. Tu podes ajustar o preço, reduzir custos, criar um ingresso antecipado com desconto pra garantir o mínimo — ou até decidir não fazer o evento se a conta não fechar.

O problema do ingresso antecipado mal gerido

Ingresso antecipado é uma ferramenta poderosa — quando bem usado. Mas em muitos CTGs ele vira um problema. O que acontece na prática: os sócios mais próximos compram antecipado com desconto. O CTG usa esse dinheiro pra pagar as despesas iniciais. Aí o evento acontece, as vendas na porta não compensam, e no final sobrou menos do que o esperado.

O ingresso antecipado precisa estar dentro da conta, não fora dela. Se tu vendes 50 ingressos a R$ 60 e 60 na porta a R$ 80, a receita total não é "60 vezes 80" — é a soma real das duas faixas.

Uma planilha simples resolve boa parte do problema

Não precisa de sistema caro, software sofisticado nem contador dedicado. Uma planilha no celular já resolve — desde que tu uses ela de verdade.

A planilha mínima de um evento de CTG tem três abas:

Aba 1 — Custos previstos: lista cada item de custo com o valor estimado, antes do evento.

Aba 2 — Receita prevista: quantos ingressos pretende vender, a que preço, em quais categorias.

Aba 3 — Resultado real: o que efetivamente foi gasto e o que entrou de receita, preenchida depois do evento.

Comparar as abas 1 e 2 antes do evento te diz se a conta fecha. Comparar com a aba 3 depois te ensina a fazer melhor no próximo.

Em três ou quatro eventos usando esse método, a diretoria começa a ter referências reais — e a precificação deixa de ser sentimento pra virar decisão.

"Mas no nosso CTG é tudo voluntário, não tem como cobrar tudo isso..."

Entendo. E respeito muito, o voluntarismo é o que mantém os CTGs de pé.

Mas existe uma diferença importante entre trabalho voluntário e prejuízo financeiro. O voluntário doa o seu tempo — e isso é lindo. Mas quando o CTG sai de um evento devendo pro fornecedor, sem dinheiro pra pagar a conta de luz do mês seguinte ou sem reserva pra manutenção do galpão, o problema não é só financeiro. É de sustentabilidade da própria entidade.

CTG que não tem saúde financeira não consegue manter a invernada, não consegue reformar o galpão, não consegue pagar a anuidade da MTG, não consegue crescer. Cuidar das contas não é desvirtuar a tradição. É garantir que ela continue existindo.

Por onde começar na semana que vem

Se tens um evento nos próximos meses, faz isso antes de definir qualquer preço:

1. Senta com o tesoureiro e lista todos os custos do último evento similar — os que lembrarem e os que acharem nos recibos

2. Adiciona 30% a essa lista pra cobrir o que esquecerem

3. Divide pelo número realista de participantes esperados

4. O número que aparecer é o custo por pessoa — e o ingresso precisa ser maior do que isso

Simples assim pra começar. Depois vai refinando.

Uma pergunta pra ti:

No último evento do teu CTG — tu sabias, antes de começar, qual era o ponto de equilíbrio?

Se a resposta foi não, compartilha esse post com o tesoureiro. Pode ser a conversa mais importante que vocês vão ter essa semana.

Até o próximo chimarrão.

Escrito por Rodrigo Silva — gestor público, especialista em gestão de manutenção industrial e apaixonado pela cultura gaúcha. Ajudo CTGs a ficarem mais fortes por dentro para durarem muito mais por fora.

Gestão Crioula - Por que o estatuto do teu CTG pode estar te prejudicando sem tu saber

Puxa o mate e vem comigo nessa charla.

Tu chegas no galpão, a invernada está ensaiando, o cheiro de churrasco já tomou conta do ar, o salão está cheio de gente boa. O CTG está vivo. Está de pé. Está cumprindo seu papel.

Mas lá na gaveta — ou numa pasta empoeirada no armário da secretaria — tem um documento que ninguém abre há anos. Um documento que pode estar, silenciosamente, colocando tudo isso em risco.

O estatuto social do teu CTG.

O que é o estatuto e por que ele importa tanto?

O estatuto é a lei interna do CTG. É ele que define quem manda, como se decide, quem pode ser sócio, como se faz uma eleição, o que acontece com o patrimônio se a entidade fechar.

Sem um estatuto atualizado e bem feito, o CTG fica vulnerável. Não de um jeito visível, como uma goteira no telhado. De um jeito silencioso — que só aparece quando a crise já chegou.

E aí já é tarde.

Os sinais de que o estatuto do teu CTG está desatualizado

Responde com honestidade: Quando foi a última vez que o estatuto foi atualizado e registrado em cartório?

Se a resposta for "mais de 5 anos atrás" — ou pior, "não sei" — é quase certo que tem coisa errada ali.

Veja os problemas mais comuns que encontro nos CTGs da nossa região:

1. O Patrão não tem prazo de mandato definido

É mais comum do que parece. O estatuto diz algo vago como "o Patrão exercerá o cargo enquanto contar com a confiança da assembleia" — sem prazo fixo, sem regra clara de renovação.

O resultado? O CTG vira refém de uma pessoa. Quando ela vai embora — por doença, desentendimento ou cansaço — ninguém sabe como assumir. A entidade trava.

2. O Conselho Fiscal não existe ou não tem função definida

O Conselho Fiscal é o órgão que fiscaliza as finanças do CTG de forma independente da diretoria. É obrigatório por lei para associações.

Mas em muitos estatutos, ele aparece apenas no papel — sem composição definida, sem prazo de reunião, sem obrigação de emitir parecer. Na prática, não existe.

Isso significa que ninguém fiscaliza as contas de forma independente. Qualquer desvio, intencional ou não, pode passar despercebido por anos.

3. As regras de assembleia não cabem mais na realidade

Estatutos antigos exigem convocação por edital no jornal local, reunião presencial com quórum de dois terços dos sócios, votação apenas por voto físico. Tenta reunir dois terços dos sócios de um CTG grande numa quinta-feira à noite. Boa sorte.

O resultado prático: assembleias que não atingem quórum, decisões tomadas informalmente, aprovações que não têm validade jurídica.

4. Nenhuma menção à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados existe desde 2020. Todo CTG que coleta nome, CPF, endereço e dados de sócios está obrigado a cumpri-la.

Um estatuto de 2012 obviamente não menciona isso. E aí o CTG opera em irregularidade sem saber — com risco de multa e de processos por parte de sócios.

5. A cláusula de dissolução está errada ou ausente

A lei exige que o estatuto defina o que acontece com o patrimônio do CTG em caso de dissolução. Muitos estatutos antigos não têm isso — ou têm de forma incorreta.

Isso pode inviabilizar o registro de alterações no cartório, bloquear financiamentos e até impedir que o CTG participe de editais públicos.

"Mas o nosso CTG funciona bem assim há anos..."

Eu sei. E é exatamente por isso que o problema é traiçoeiro.

O estatuto ruim não atrapalha o dia a dia. O churrasco acontece, os ensaios seguem, os eventos lotam. A vida do CTG continua.

Ele atrapalha nos momentos de crise:

Quando dois grupos disputam a direção e não há regra clara de desempate

Quando um Patrão morre ou adoece e ninguém sabe legalmente quem assume

Quando alguém questiona uma decisão financeira e não há registro formal de aprovação

Quando o CTG tenta abrir conta bancária nova e o banco exige documentos atualizados

Quando chega uma oportunidade de financiamento e a entidade está irregular

Nessas horas, o estatuto empoeirado vira um problema enorme — e às vezes irreversível.

Por onde começar

A boa notícia é que atualizar o estatuto não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com o apoio certo, dá pra fazer em dois a três meses, de forma participativa, sem traumatizar a diretoria.

O caminho básico é:

1. Localizar o estatuto atual e verificar a data do último registro em cartório

2. Comparar com a legislação vigente — especialmente o Código Civil (artigos 53 a 61) e as resoluções da MTG

3. Identificar os pontos que precisam de atualização

4. Elaborar a minuta do novo estatuto com apoio jurídico

5. Convocar Assembleia Geral Extraordinária para aprovação

6. Registrar em cartório

Simples na teoria — mas é onde a maioria dos CTGs trava, porque ninguém na diretoria tem tempo, conhecimento ou energia pra conduzir esse processo sozinho.

Uma pergunta pra ti

Quando foi a última vez que alguém da tua diretoria abriu o estatuto do CTG pra ler?

Se a resposta te deixou desconfortável, é um bom sinal. Significa que tu já sabes por onde começar.

Nos próximos meses vou trazer mais conteúdo sobre gestão prática para CTGs — finanças, eventos, captação de sócios — sempre com respeito pela tradição e pela realidade de quem vive o galpão de dentro.

Se esse assunto mexeu contigo, compartilha com o Patrão ou o Capataz do teu CTG. Pode ser que eles precisem ler isso hoje.

Até o próximo chimarrão.

Escrito por Rodrigo Silva — gestor público, especialista em gestão de manutenção industrial e apaixonado pela cultura gaúcha. Ajudo CTGs a ficarem mais fortes por dentro para durarem muito mais por fora.