Com o chimarrão na mão. Vamos falar de um assunto que muita gente prefere evitar.
A boia foi de fundamento. O salão lotou. A invernada se apresentou, o pessoal dançou até tarde, todo mundo saiu falando bem. O Patrão dormiu feliz.
Aí chegou a segunda-feira. O tesoureiro sentou com as notas fiscais, o caderno de controle e a planilha — ou o bloco de anotações, dependendo do CTG. E ali, na frieza dos números, apareceu a realidade: o evento deu prejuízo. Ou, na melhor das hipóteses, sobrou tão pouco que não valeu o trabalho de um mês inteiro de organização.
Isso acontece em CTGs de todos os tamanhos. E quase sempre pelo mesmo motivo. O erro mais comum: precificar por sentimento, por achismo, pelo sempre foi assim.
Quando chega a hora de definir o valor do ingresso ou da mesa de jantar, a conversa na diretoria costuma ser mais ou menos assim:
"Quanto a gente cobra?"
"O CTG tal cobrou 80 reais no ano passado..."
"Então vamos cobrar 90, pra parecer que melhorou."
"Mas se cobrar muito caro, o pessoal não vem."
"Então 80 mesmo."
Decisão tomada. Sem saber o custo real do evento. Sem saber quantas pessoas precisam comparecer pra cobrir as despesas. Sem saber qual é o ponto de equilíbrio. É precificação por sentimento — e ela é a principal razão pela qual CTGs trabalham meses e terminam no vermelho.
O que a maioria dos CTGs não calcula
Quando a diretoria pensa nos custos de um evento, normalmente lembra dos itens mais visíveis: o churrasco, a bebida, a música. Mas existe uma lista de custos que frequentemente fica de fora da conta. Custos diretos que todo mundo lembra: Alimentos e bebidas, Banda ou DJ, Decoração
Custos diretos que frequentemente esquecem: Gás e carvão, Descartáveis e guardanapos, Segurança (porteiro, vigilante), Impressão de ingressos e banners, Transporte de materiais, Taxa do sistema de cobrança (Pix tem custo? Depende da conta).
Custos indiretos que quase nunca entram na conta: Energia elétrica do evento, Desgaste de equipamentos (fogão, freezer, caixas de som), Horas de trabalho dos voluntários que saíram do bolso próprio pra comprar algo, Limpeza pós-evento, Eventual manutenção de algo que quebrou durante o evento e o maior esquecido de todos: A parcela do aluguel ou IPTU do mês — o espaço tem custo fixo que precisa ser coberto.
Quando tu somas tudo isso, o custo real do evento é quase sempre 30% a 40% maior do que o número que aparecia na cabeça da diretoria na hora de definir o preço.
Ponto de equilíbrio: é o número que todo Patrão precisa saber e é simples: é a quantidade mínima de ingressos que precisa ser vendida para que o evento não dê prejuízo.
A fórmula é direta: Ponto de equilíbrio = Custo total do evento ÷ Valor do ingresso
Exemplo prático: Custo total real do jantar: R$ 8.000. Valor do ingresso: R$ 80. Ponto de equilíbrio: 100 pessoas
Isso significa que as primeiras 100 entradas vendidas só pagam as contas. A partir da 101ª pessoa é que começa a sobrar dinheiro pro CTG. Se o salão comporta 150 pessoas e tu vendeste 110 — parabéns, o evento foi bem. Mas se vendeste 85, o CTG saiu no prejuízo mesmo com o salão "cheio".
Saber esse número antes do evento muda completamente a tomada de decisão. Tu podes ajustar o preço, reduzir custos, criar um ingresso antecipado com desconto pra garantir o mínimo — ou até decidir não fazer o evento se a conta não fechar.
O problema do ingresso antecipado mal gerido
Ingresso antecipado é uma ferramenta poderosa — quando bem usado. Mas em muitos CTGs ele vira um problema. O que acontece na prática: os sócios mais próximos compram antecipado com desconto. O CTG usa esse dinheiro pra pagar as despesas iniciais. Aí o evento acontece, as vendas na porta não compensam, e no final sobrou menos do que o esperado.
O ingresso antecipado precisa estar dentro da conta, não fora dela. Se tu vendes 50 ingressos a R$ 60 e 60 na porta a R$ 80, a receita total não é "60 vezes 80" — é a soma real das duas faixas.
Uma planilha simples resolve boa parte do problema
Não precisa de sistema caro, software sofisticado nem contador dedicado. Uma planilha no celular já resolve — desde que tu uses ela de verdade.
A planilha mínima de um evento de CTG tem três abas:
Aba 1 — Custos previstos: lista cada item de custo com o valor estimado, antes do evento.
Aba 2 — Receita prevista: quantos ingressos pretende vender, a que preço, em quais categorias.
Aba 3 — Resultado real: o que efetivamente foi gasto e o que entrou de receita, preenchida depois do evento.
Comparar as abas 1 e 2 antes do evento te diz se a conta fecha. Comparar com a aba 3 depois te ensina a fazer melhor no próximo.
Em três ou quatro eventos usando esse método, a diretoria começa a ter referências reais — e a precificação deixa de ser sentimento pra virar decisão.
"Mas no nosso CTG é tudo voluntário, não tem como cobrar tudo isso..."
Entendo. E respeito muito, o voluntarismo é o que mantém os CTGs de pé.
Mas existe uma diferença importante entre trabalho voluntário e prejuízo financeiro. O voluntário doa o seu tempo — e isso é lindo. Mas quando o CTG sai de um evento devendo pro fornecedor, sem dinheiro pra pagar a conta de luz do mês seguinte ou sem reserva pra manutenção do galpão, o problema não é só financeiro. É de sustentabilidade da própria entidade.
CTG que não tem saúde financeira não consegue manter a invernada, não consegue reformar o galpão, não consegue pagar a anuidade da MTG, não consegue crescer. Cuidar das contas não é desvirtuar a tradição. É garantir que ela continue existindo.
Por onde começar na semana que vem
Se tens um evento nos próximos meses, faz isso antes de definir qualquer preço:
1. Senta com o tesoureiro e lista todos os custos do último evento similar — os que lembrarem e os que acharem nos recibos
2. Adiciona 30% a essa lista pra cobrir o que esquecerem
3. Divide pelo número realista de participantes esperados
4. O número que aparecer é o custo por pessoa — e o ingresso precisa ser maior do que isso
Simples assim pra começar. Depois vai refinando.
Uma pergunta pra ti:
No último evento do teu CTG — tu sabias, antes de começar, qual era o ponto de equilíbrio?
Se a resposta foi não, compartilha esse post com o tesoureiro. Pode ser a conversa mais importante que vocês vão ter essa semana.
Até o próximo chimarrão.
Escrito por Rodrigo Silva — gestor público, especialista em gestão de manutenção industrial e apaixonado pela cultura gaúcha. Ajudo CTGs a ficarem mais fortes por dentro para durarem muito mais por fora.
